Indesign User Meeting | Importeren van stijlen
Een groot deel van de Indesign User Meeting ging over het gebruik van stijlen. In het bijzonder is aandacht geschonken aan het importeren van stijlen in Indesign. Veel aangeleverde kopij bestaat uit Word documenten. Ook in Word als tekstverwerker kun je werken met stijlen. Als dit goed gebeurt kunnen deze stijlen zonder problemen worden geimporteerd in Indesign. Helaas zijn er maar weinig Word gebruikers die goed met deze stijlen omgaan. Een deel van deze User Meeting ging dan ook over het aanpassen van deze stijlen in Word. Natuurlijk kun je van een opgemaakte tekst in Word heel makkelijk een tekst maken zonder stijlen en deze stijlen dan in Indesign toevoegen. Het werkt echter vaak efficiënter om deze stijlen in Word aan te passen en daarna te importeren in Indesign. Nog beter is het natuurlijk als onze klant alvast de juiste stijlen gaat gebruiken. Dit zal in veel gevallen wel te veel gevraagd zijn maar misschien kunnen we dat zelf doen. Helaas is niet bekent of NeoOffice en OpenOffice op dezelfde manier met stijlen omgaat. Dit moet ik nog testen.
Hoe pas je stijlen aan in Word?
Allereerst stijlen worden in Word opmaakprofielen genoemd.
- Als
de stijlen niet goed zijn opgemaakt (en dat is in de meeste gevallen)
verwijder dan alle stijlen. Dit kan in palet Opmaakprofielen. Selecteer
'Opmaak wissen'.
Verwijder deze door de Zoek en Vervang functie (Optie Bewerk - Zoeken)
Zoek
op meerder spaties en vervang deze door 1 spatie; Zoek op spaties voor
een enter-teken en vervang deze door een enterteken; etc. Wat allemaal
vervangen moet worden is afhankelijk van hoe de tekst is opgebouwd.
Voorzie
nu de opgeschoonde tekst van de juiste stijlen. Maak eerst de stijlen
aan met de optie Nieuw opmaakprofiel uit het opmaakprofielen palet. Het
is beter om niet een van de voor ingestelde profielen te selecteren.
Als
de opmaakprofielen zijn aangemaakt dienen deze toegepast te worden op
de tekst. Dit kan verreweg het makkelijkste gedaan worden in de
'overzicht' mode
Met de eerste twee knopjes (Niveau hoger en Niveau lager) van de werkbalk 'overzicht' kun je de opmaakprofielen toekennen.
Klik
je de eerste keer op niveau hoger dan krijg de titel de tweede keer
krijg je de subtitel en daarna de platte tekst. Als je bijvoorbeeld bij
de plate tekst 1 niveau lager springt wordt de opmaak automatisch de
subtitel opmaak. Het inspringen zijn dus geen tabjes maar geven aan
welk opmaak profiel is toegepast. Dit is een zeer makkelijke manier om
alle opmaakprofielen goed te zetten. De tekst in de normale mode ziet
er als volgt uit:
Nu
kan het Word document worden opgeslagen en worden geplaatst in
Indesign. Bij het plaatsen van het Word document moeten de import
opties wel aangevinkt zijn.
In het pallet 'Paragraph style' kun je aan het diskette teken zien dat de stijl is geimporteerd vanuit Word
Stel verder de alineastijlen (paragraph style) en tekenstijlen (character stijl) in.
Het
is belangrijk (ook voor VDP en Web2Print opmaak) dat er zo weinig
mogelijk enters worden gebruikt. Om witruimte na bijvoorbeeld een kop
te creëren kan het beste afstand na een paragraafteken worden ingesteld
(i.d.g. 5 mm).
- Als in Indesign een inhoudsopgave wordt gemaakt (automatisch via de TOC Table of Content optie; hier is al eerder een uitleg over gegeven) kan worden aangegeven dat in de PDF klikbare bookmarks aanwezig zijn
- Via Acrobat kan ingesteld worden hoe de PDF geopend moet worden bij de klant. (Preferences - Page Display - Page Layout)
- Het docx bestandsformaat is nu nog niet geheel betrouwbaar. Voorkeur gebruik het doc-formaat. In sommige gevallen is het beter om het rtf (Rich text format) formaat te kiezen om opmaak conflicten te voorkomen
- Creeer een InDesign-document waarin alle mogelijke stijlen (alinea en karakter) voorkomen.
- Exporteer naar RTF.
- Open RTF in Word.
- Verwijder waar mogelijk alle stijlen die er niet toe doen.
- Beveilig opmaak. De beveiliging werkt overigens pas na Word 97.
- Geef auteur het Word-document.
- Open een InDesign-document waarin de onder 1) gemaakte stijlen aanwezig zijn.
- Importeer het Word-document van de auteur met de juiste instellingen.
Een alternatief voor bovenstaande werkwijze is gebruik te maken van de Grep-functie binnen Indesign. M.b.v. deze functie kunnen teksten en overige tekens worden vervangen of verwijderd. Ik heb in het verleden al een keer een korte uitleg gegeven over de Grep-functie. Deze is vrij lastig voor als je er niet in thuis bent.
M.b.v.
bovenstaand voorbeeld kun je meerdere returns omzetten naar een enkele
return. Wil je meer weten van de Grep-functie laat maar even weten.
Overige onderwerpen User Meeting
- Er komt binnenkort een Indesign User Meeting Magazine (elektronisch). Er is een demonstratie gegeven hoe het magazine eruit komt te zien
- Verder is de mogelijkheid tot exporteren van een flash bestand gedemonstreerd. Dit kan een zeer krachtig tool zijn. Ik heb hier in een van mij vorige User Meeting verslagen al wat over geschreven.
